GDPR-ORDNING

FOR

Grundejerforeningen Horne Ny Sommerland

Behandling af persondata i grundejerforeningen Horne Ny Sommerland

Grundejerforeningen Horne Ny Sommerlands bestyrelse har på sit bestyrelsesmøde den 20. oktober 2018 fastlagt følgende regler for behandling af persondata, således at grundejerforeningens persondatabehandling er i overensstemmelse med EU’s General Data Protection Regulation og Datatilsynets regler.

Indsamling af persondata

Grunderejerforeningen Horne Ny Sommerland beder medlemmer om de persondata, der er nødvendige for foreningens daglige drift. Medlemmers aflevering af disse persondata er en forudsætning for medlemskab og betragtes som samtykke til behandling af persondata iht. nedenstående.

Persondata for grundejere:

• Personnavne på ejere af en matrikel/parcel.
• Fysiske adresser ( vinter- og sommerbolig)
• E-mail adresser på  ejere af en matrikel/parcel.
• Telefonnumre på  ejere af matrikel/parcel.
• Evt. ejendommens matrikelnumre
• Evt. dato for erhvervelse af ejendommen.

Disse data opdateres løbende.

Opbevaring og videregivelse af de indsamlede persondata beror hos bestyrelsens kasserer, og videregives til bestyrelsens øvrige medlemmer, suppleanter og interne revisor ved behov herfor, samt til andre hvor dette er nødvendigt for foreningens drift.

Kendskab til persondata

Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og interne revisor kan få kendskab til yderligere personrelateret data, som måtte blive oplyst for Grundejerforeningen Horne Ny Sommerland f.eks i forbindelse med kommunal sagsbehandling, ejendomskøb, dispensationsansøgninger og lignende. Sådanne data bringes alene i bestyrelsens kendskab og videregives ikke til andre. Sådanne data opbevares ikke i et systematisk register, men indgår i foreningens arkiv og kan fremgå af bestyrelses referater. Sådanne data kan ikke i alle tilfælde fremsøges i foreningens arkiv, idet arkivet er dannet over en årrække med anvendelse af skiftende teknologier og principper, ligesom arkivet – eller dele heraf - kan være gået tabt.

Offentliggørelse af persondata

Data om medlemmernes navne, adresser og andre kontaktdata kan fremgå af referater fra generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i medlemsbreve fra grundejerforeningen. Medlemmers telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke systematisk for offentligheden af hensyn til at beskytte medlemmer mod uønskede henvendelser. Persondata af følsomt eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater, bestyrelsen offentliggør for medlemmer eller andre, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab.

Sletning af persondata

Data om ejere, der ikke længere er medlemmer af grundejerforeningen Horne Ny Sommerland indgår i foreningens arkiv, som beror hos grundejerforeningens kasserer.

Dataansvarlig

Grundejerforeningen Horne Ny Sommerlands kasserer er ansvarlig for grundejerforeningens behandling af persondata.

Kontrol

I forbindelse med intern revisors gennemgang af regnskabet kontrollerer intern revisor, at overstående regler overholdes.

Bestyrelsen, Grundejerforeningen Horne Ny Sommerland